Entenda o RDC-Arq e as Leis de Digitalização
Digitalizar um documento é fácil. Garantir que o arquivo digital tenha o mesmo valor legal que o original em papel é um desafio complexo, que exige conformidade com uma série de normas e leis. Um processo de digitalização feito de forma incorreta pode invalidar todo o seu acervo digital perante a lei, gerando riscos enormes para sua organização.
O Marco Legal da Digitalização no Brasil
A transformação de documentos físicos em digitais com amparo legal é regulamentada por legislações específicas. As principais são:
- Decreto Nº 10.278/2020: Estabelece os requisitos técnicos para que um documento digitalizado seja equiparado ao original, permitindo o descarte do físico. Exige o uso de certificação digital no padrão ICP-Brasil.
- Lei Nº 13.787/2018: Respalda especificamente a digitalização e o armazenamento de prontuários médicos, definindo regras para a guarda e o descarte.
Cumprir essas normas é o primeiro passo para garantir a segurança jurídica do seu acervo.
O que é um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq)?
Apenas digitalizar não é suficiente. É preciso garantir que os documentos digitais sejam gerenciados e preservados de forma autêntica e segura a longo prazo. É aqui que entra o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).
Conforme a definição do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), um RDC-Arq é uma solução completa – formada por hardware, software e procedimentos – capaz de manter os documentos digitais autênticos, preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo que for necessário.
Nosso produto converte os documentos físicos em digitais e os armazena diretamente no RDC-Arq, garantindo integridade e validade jurídica de ponta a ponta.
Da Conformidade à Eficiência e Segurança com a LGPD
Adotar um processo de digitalização certificado e um RDC-Arq traz benefícios que vão além da conformidade:
- Segurança (LGPD): Ao colocar os documentos em um sistema com acesso restrito e múltiplos níveis de permissão , sua empresa aumenta o controle sobre dados sensíveis e se adequa mais facilmente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Eficiência: A busca por metadados e OCR torna a pesquisa de informações rápida e certeira, aumentando a produtividade.
- Redução de Custos: Com a garantia da validade jurídica, é possível realizar o descarte seguro dos documentos físicos, eliminando despesas com guarda e armazenamento.
